Tradicionalmente usado por empresas, benchmarking é um processo de avaliar os pontos fortes de uma organização ou departamento semelhante à sua organização sem fins lucrativos e comparar seu trabalho com o deles. Quando as organizações sem fins lucrativos procuram garantir financiamento, esses benchmarks são frequentemente usados como uma ferramenta para avaliar a eficiência da organização.
O que é uma referência?
Um benchmark é uma medida que mostra seu desempenho passado e atual em comparação com o de organizações sem fins lucrativos semelhantes e bem-sucedidas - normalmente em termos financeiros. Essa medição permite que você avalie os pontos fortes e fracos da sua organização como um meio de melhorar seus esforços futuros de captação de recursos e programação.
Etapas no benchmarking
Esteja você criando benchmarks pela primeira vez ou atualizando os atuais, há uma série de etapas que fazem o processo funcionar sem problemas. Tente o seguinte processo.
Forme uma equipe
Organizações sem fins lucrativos são conhecidas por terem f alta de pessoal e orçamentos apertados, então você precisará criar uma equipe de indivíduos focados que possam trabalhar juntos na avaliação comparativa de suas finanças. O auditor Andy Maffia sugere que esta equipe inclua tanto aqueles que tomam decisões financeiras quanto aqueles que são afetados por elas para obter uma perspectiva mais coesa.
Defina sua visão e perguntas futuras
Profissionais de contabilidade da SKR+CO dizem que definir o que sua organização realmente precisa medir é o primeiro passo no processo de benchmark. Concentre-se em seus objetivos e missões futuras e nos meios necessários para melhorar esses programas. Escolha alguns benchmarks para começar, especialmente áreas nas quais você planeja focar no futuro próximo.
As considerações incluem o seguinte:
- Eficiência do programa
- Eficiência na arrecadação de fundos
- Capital ou reservas dispensáveis
- Receitas do programa
- Contribuições médias
Escreva os benchmarks
Bons benchmarks são o marcador de um financiamento sólido e sustentável. Em outras palavras, os doadores querem doar para organizações que sabem para onde estão indo e como estão chegando lá.
Tomemos por exemplo uma organização cuja missão é “melhorar a vida das crianças do centro da cidade, promovendo a alfabetização”. Os benchmarks precisam indicar:
- Especificamente o que a organização fará para promover a alfabetização
- Como a organização planeja avaliar se está tendo sucesso
- Objetivos específicos e mensuráveis que não apenas incluem um cronograma para quando o benchmark será alcançado, mas também um método de avaliação
- Como o objetivo se enquadra na declaração de missão da organização
Um benchmark ruim pode afirmar que "O Inner City Literacy Project (ICLP) melhorará a alfabetização trabalhando com escolas locais." Esta afirmação é vaga e não dá informações específicas sobre quando e como a alfabetização será melhorada. Uma referência melhor neste cenário seria: "O ICLP trabalhará para melhorar a alfabetização, garantindo que cada sala de aula neste distrito tenha uma biblioteca com pelo menos 100 livros dentro de dois anos, realizando campanhas de livros e feiras de livros duas vezes por ano. Eventos de arrecadação de fundos fornecerão a capital para fornecer pelo menos três workshops para professores e fornecer mentores a todos os novos professores do ensino fundamental no distrito durante os próximos cinco anos."
Colete dados e compare
Comece coletando os dados apropriados dos relatórios financeiros anteriores e atuais de sua própria agência para cada benchmark escolhido. Se você faz parte de uma grande organização, identifique os departamentos ou equipes com as maiores receitas ou maior eficiência na arrecadação de fundos e compare os números dos seus departamentos com os deles.
As organizações também podem comparar suas métricas com as de organizações com missões e receitas semelhantes. Para isso, você precisa coletar dados semelhantes de outras organizações como a sua. O Grupo Bridgespan sugere que visitas a sites, entrevistas e relatórios anuais são ótimas maneiras de encontrar informações de organizações sem fins lucrativos semelhantes. Muitas vezes você pode encontrar formulários fiscais e relatórios anuais em sites de vigilância de instituições de caridade. Você pode simplesmente olhar os dados para compará-los ou investir em programas de computador que forneçam uma comparação mais científica.
Avaliação de referência
É importante observar não apenas o que você deseja realizar, mas como saberá se alcançou seu objetivo. A maioria das organizações avaliará tanto internamente, entre os seus próprios funcionários, como externamente ocasionalmente. Existem várias maneiras pelas quais você pode avaliar os benchmarks de uma organização. Trazer um consultor financeiro, uma empresa de CPA ou outro profissional independente pode fornecer opiniões novas e objetivas e oferecer uma avaliação mais confiável. O benefício de fazer uma avaliação regular dentro da organização é que os membros estão em uma posição única para avaliar por que algo está ou não funcionando.
Aprenda com os outros
Devido à f alta de recursos e financiamento, muitas organizações sem fins lucrativos encontram-se na posição de confiar no que já foi feito, em vez de dedicar tempo à pesquisa de formas de melhorar. O benchmarking dá às organizações a oportunidade de analisar organizações sem fins lucrativos semelhantes em um esforço para encontrar abordagens alternativas de sucesso.
