O formulário W-9 do Internal Revenue Service (IRS) é intitulado "Solicitação de número de identificação de contribuinte e certificação". Este documento do IRS foi elaborado para coletar informações fiscais básicas de determinados contribuintes, que podem ser pessoas físicas ou jurídicas.
Finalidade do Formulário W-9
Em primeiro lugar, um W-9 fornece à empresa informações básicas sobre os contribuintes com quem faz negócios. Permite-lhes reportar o valor pago ao contribuinte pelos serviços prestados ao IRS. Cidadãos dos Estados Unidos e indivíduos estrangeiros residentes, empresas, fundos fiduciários e outros tipos de entidades empresariais que não têm impostos retidos sobre seus rendimentos devem preencher um W-9, enquanto estrangeiros não residentes ou indivíduos estrangeiros preencheriam o Formulário W-8.
Se um contribuinte não preencher e devolver o W-9 ou fornecer um número de identificação de contribuinte (TIN) incorreto ou incompleto, quaisquer fundos pagos ao contribuinte poderão estar sujeitos a retenção na fonte. Nessa situação, a empresa reteria 28% dos rendimentos devidos ao contribuinte e enviaria a parcela retida para a Receita Federal. Essa é a forma do órgão federal garantir o pagamento dos devidos tributos, mesmo que o contribuinte não seja corretamente identificado.
Quando os W-9 são necessários?
Uma empresa precisa obter um W-9 de qualquer indivíduo ou empresa para a qual precisará apresentar uma declaração de informações ao IRS. Por exemplo, uma empresa que contrata um empreiteiro independente para projetar o novo site da empresa provavelmente precisará preencher um formulário 1099-MISC com o IRS para informar quanto pagou ao web designer.
Para registrar um 1099-MISC completo, a empresa precisa das informações de identificação do contratante - nome, TIN, endereço e assim por diante. A empresa precisará coletar um formulário W-9 do contratante para obter essas informações. Da mesma forma, as empresas frequentemente solicitam formulários W-9 de fornecedores corporativos para que tenham as informações necessárias para relatar suas despesas comerciais, conforme exigido pelo IRS.
Retenção de registros W-9
Tal como acontece com a maioria dos documentos fiscais, as empresas devem manter cópias de todos os formulários W-9 por pelo menos três anos após a última declaração de imposto relevante ter sido apresentada (ou a data de vencimento da declaração, se posterior). No exemplo acima, se a empresa contratou o web designer em 2017 e ele concluiu seu trabalho antes do final do ano, a empresa deverá manter seu formulário W-9 pelo menos até 16 de abril de 2021 (assumindo que a empresa apresentou seu formulário de 2017). declaração de imposto de renda em 15 de abril de 2018).
Como preencher um formulário W-9
O W-9 real é bastante curto e relativamente direto. Consiste em três partes principais: informações pessoais, TIN e certificação.
Seção de informações pessoais para indivíduos
Na linha 1, os contribuintes individuais devem fornecer seu nome conforme aparece em sua declaração de imposto de renda. Mesmo sendo tecnicamente uma entidade empresarial, os proprietários individuais devem colocar seu próprio nome legal nesta seção.
Os proprietários individuais repetem seu nome na segunda linha, que indica o 'Nome da empresa ou Nome da entidade desconsiderada'. Aqui eles colocam seu nome completo e as letras DBA, que significa “fazer negócios como”, seguido do nome fictício da empresa, se houver. Por exemplo, se John Smith fosse o único proprietário da Speedy Plumbing, ele preencheria a primeira linha como John Smith e a segunda linha como John Smith DBA Speedy Plumbing.
Em seguida, o contribuinte marca a caixa 'Pessoa Física/Proprietário Único', localizada abaixo das linhas do nome. O contribuinte também deverá informar seu endereço postal nas linhas 5 e 6. Os dados do cliente podem ser incluídos no lado direito do formulário nesta área, mas não são obrigatórios.
Seção de informações pessoais para empresas
As empresas ou outras entidades devem colocar seu nome legal (exatamente como aparece em sua declaração de imposto de renda) na linha 1. Se a empresa também tiver um nome comercial ou DBA, isso vai para a linha 2.
Em seguida, o contribuinte marca a caixa que indica como a entidade empresarial é classificada em termos de sua estrutura jurídica. Você precisará especificar se a entidade é uma corporação C, corporação S, parceria, empresa de responsabilidade limitada (LLC), etc.
Se a empresa for uma LLC de membro único, marque a caixa 'Pessoa Física/Proprietário Único' em vez da caixa 'LLC'. LLCs que optaram por uma forma alternativa de tributação (por exemplo, uma LLC que optou por ser tributada como uma Corporação S) inseririam o código de classificação fiscal no espaço próximo à caixa de seleção LLC, conforme instruído pelo formulário.
O endereço postal principal da entidade deve ser fornecido nas linhas 5 e 6. O endereço do cliente também pode ser adicionado no espaço à direita da seção endereço postal, mas não é obrigatório.
Isenções
A maioria dos contribuintes deixará os espaços da linha 4 em branco. O primeiro espaço na linha 4 indica que o contribuinte está isento de retenção na fonte. Indivíduos e proprietários individuais quase nunca estarão isentos da retenção na fonte, mas em certas situações as empresas estão isentas. Os códigos e circunstâncias do beneficiário estão listados na terceira página do W-9. se você se qualificar para uma dessas condições, coloque o número do código apropriado no primeiro espaço da linha 4.
A seção FATCA da linha 4 só se aplica se você estiver enviando o W-9 para uma instituição financeira estrangeira e estiver isento de relatórios da Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA). Nessa situação, revise a lista de códigos e motivos na terceira página do formulário W-9 para ver se você se qualifica e coloque a letra do código apropriada no espaço FATCA na linha 4. Na dúvida, pergunte à instituição financeira solicitante do formulário se você deve ou não preencher este espaço.
Informações do número da conta
A última linha na seção de informações pessoais refere-se a 'números de conta'. Aqui, o contribuinte lista todas as contas que possui no IRS para pagar impostos ou pré-pagamentos de obrigações fiscais antecipadas. Esta informação é opcional e geralmente deve ser deixada em branco.
Número de Identificação Fiscal (NIF)
A seção NIF deve ser preenchida independentemente de o contribuinte ser pessoa física, empresário individual ou pessoa jurídica.
- Os indivíduos colocam o seu número de segurança social no lado direito do formulário, nos espaços disponibilizados.
- Proprietários individuais e LLCs unipessoais podem usar seu número de Seguro Social ou seu número de identificação do empregador (EIN), embora o IRS prefira números de Seguro Social.
- Mesmo que um indivíduo específico seja responsável pela entidade, outros tipos de entidades empresariais colocam seu EIN nos espaços fornecidos.
Seção de Certificação
Nesta seção, o contribuinte assina o formulário e atesta que as informações nele contidas são verdadeiras. O não fornecimento ou a apresentação intencional de informações falsas sujeita o contribuinte a penalidades.
Conformidade W-9
Seja você um contratante independente ou uma empresa que presta serviços a um cliente ou se você é uma empresa que contrata pessoas físicas ou jurídicas para fornecer serviços, os formulários W-9 são essenciais para o cumprimento das obrigações fiscais. Procure aconselhamento profissional de um profissional tributário qualificado se tiver circunstâncias especiais ou não tiver certeza se precisa preencher ou solicitar este formulário.
