Planejar um evento para sua organização é estressante e consome muito tempo. Estar bem organizado pode ajudar a aliviar o estresse e economizar tempo. Um aspecto importante a considerar no planejamento é o convite. O convite notificará as pessoas sobre o próximo evento e solicitará que compareçam. Muitas vezes é a primeira vez que eles ouvem falar do evento, por isso é importante cobrir todos os detalhes no convite.
Elementos básicos de convite
Os elementos básicos a incluir no convite são:
- Organização anfitriã do evento
- Data
- Tempo
- Local
- informações de contato RSVP
- Preço para participar do evento
Também é importante enviar o convite em tempo hábil. Isso significa pelo menos seis a oito semanas antes do evento. Isso dá aos convidados tempo para responder e planejar adequadamente.
Escrevendo convites para uma arrecadação de fundos
A escolha do texto correto pode definir o tom da sua arrecadação de fundos e notificar os convidados sobre a formalidade do evento e o que eles devem esperar.
Diretrizes para convites
Algumas diretrizes a serem consideradas ao escrever o convite incluem:
- Certifique-se de indicar claramente quem se beneficiará com o evento.
- Inclua detalhes do evento, como se o jantar será servido ou se haverá um cash bar.
- Certifique-se de mencionar a formalidade do evento. Se o evento for formal, mencione que é black tie para que os convidados fiquem atentos ao código de vestimenta.
- Sempre forneça informações de contato caso os hóspedes tenham alguma dúvida.
- Se o evento for em um local desconhecido, considere incluir instruções no convite.
Outras Considerações
Algumas outras coisas a considerar ao escrever um convite são:
- Tema:Escolha um tema e incorpore-o no convite. Por exemplo, se o evento for um passeio de golfe, use um tema de golfe no convite.
- RSVP: Sempre inclua um cartão de resposta para os convidados enviarem de volta. O cartão deverá ter um local para escrever o nome do hóspede junto com qualquer forma de pagamento, se necessário.
- Seja único: Se houver algo exclusivo para o seu evento, liste-o no convite para atrair convidados. Por exemplo, pode ser mencionado um leilão silencioso ou ao vivo ou se houver entretenimento especial.
Exemplo de texto para convite
Existem inúmeras maneiras de redigir um convite para uma arrecadação de fundos. Você pode usar os seguintes exemplos como guia para escrever seu próprio convite:
Exemplo 1
Almoço Anual de Chapéus
Junte-se a nós para um almoço à tarde
No local
Na data e na hora
O almoço será servido às 13h. com vinho de cortesia
Serão concedidos prêmios para o melhor chapéu
Estacionamento com manobrista
A doação de US$ 50 beneficiará a Organização
Amostra 2
Você está convidado paraNome do Evento
Data
Localização
18:00 Coquetéis e aperitivos
Barra de dinheiro
19h30 jantar
Leilão silencioso e ao vivo
Black Tie apreciado
Beneficiando ABC
Atraia convidados para participar do seu evento
Lembre-se de que o convite geralmente é a primeira coisa que os convidados verão para alertá-los sobre o seu evento. Reserve um tempo para escolher cuidadosamente o convite e redigi-lo de maneira clara, dando aos convidados detalhes sobre o que esperar. Ao criar convites para uma arrecadação de fundos, tenha sempre em mente o tom que deseja definir para o seu evento e reflita isso em seu texto. Seja tão criativo quanto quiser para atrair convidados a comparecer ao seu evento de arrecadação de fundos e apoiar sua causa.
