Manter uma comunicação voluntária eficaz é essencial para o sucesso de toda organização sem fins lucrativos. Para manter os voluntários energizados e envolvidos no seu trabalho, é importante informá-los sobre as necessidades da organização, expressar o seu apreço pelos seus esforços e certificar-se de que compreendem o quão vitais são as suas contribuições. A comunicação eficaz é um elemento crucial para construir relacionamentos duradouros com os voluntários.
Adicione uma seção de voluntariado ao seu site
Adicionar uma seção específica para voluntários ao seu site é uma ótima maneira de se comunicar com seus voluntários atuais e atrair novos. Ao configurar e manter um centro de comunicação de voluntários no site do seu grupo, você facilitará para os voluntários acompanharem o que está acontecendo na organização. Certifique-se de apresentar fotos ou vídeos que mostrem voluntários em ação (com sua permissão). Você também pode publicar coisas como oportunidades de voluntariado, próximas reuniões de comitês e outras informações de interesse dos voluntários. Dependendo do nível de sofisticação do seu site, você poderá oferecer aos voluntários uma maneira de fazer upload de documentos, acompanhar o horário de atendimento ou visualizar materiais de treinamento.
Conheça voluntários por meio de uma pesquisa
Uma pesquisa é uma ferramenta de comunicação útil para conhecer voluntários e descobrir como eles gostariam de se envolver com sua organização. Considere disponibilizar uma pesquisa na seção de voluntários do seu site ou incluí-la em um modelo de e-mail que será enviado a novos voluntários. Deve conter apenas algumas perguntas que permitirão que você tenha uma ideia de quais tipos de atividades voluntárias eles gostariam de participar e quais habilidades eles possuem. Peça a alguém que analise os resultados e, em seguida, forneça informações individualmente sobre comitês ou projetos que correspondam aos seus interesses. Coloque essas informações em um banco de dados de voluntários que possa ser usado no futuro para notificar as pessoas quando novos projetos forem disponibilizados.
Conecte-se com voluntários através das mídias sociais
Aproveite a presença da sua organização nas redes sociais como uma ferramenta de comunicação para interagir com voluntários e outros grupos de partes interessadas. Incentive os voluntários a seguir as páginas de mídia social da organização e retribuir o favor, seguindo-os no Twitter ou Instagram. Publique fotos e legendas que destaquem as contribuições dos voluntários do seu grupo, juntamente com links para a cobertura do grupo na mídia. Incentive os voluntários a interagir comentando e/ou compartilhando as postagens da organização. Promova o envolvimento voluntário com os esforços gerais de comunicação da organização, criando um comitê de mídia social para coordenar ou auxiliar na publicação social.
Publique um boletim informativo para voluntários
Muitas organizações sem fins lucrativos enviam um boletim informativo para voluntários, bem como para doadores, agências de financiamento, fontes de referência de consumidores e outros grupos mensalmente ou trimestralmente. Distribuir um boletim informativo é uma ótima maneira de informar as partes interessadas sobre as realizações recentes, projetos atuais e objetivos futuros do grupo de caridade. Também proporciona um excelente veículo para reconhecer as contribuições de voluntários excepcionais. Dependendo de quem são os seus voluntários e outras partes interessadas, poderá ser necessário imprimir e enviar um boletim informativo, ou poderá ser melhor servido por um boletim informativo eletrónico. Considere convidar as partes interessadas a assinar sua opção de entrega preferida.
Manter contato pessoal individual
Quando se trata de construir relacionamentos com voluntários, não há substituto para fazer contato pessoal com as pessoas que generosamente doam seu tempo e talentos para sua organização. É aconselhável agendar periodicamente reuniões presenciais com voluntários que ocupam cargos de presidência ou que desempenham outras funções importantes que permitem ao seu grupo de caridade cumprir sua missão. Chamar voluntários periodicamente para fazer check-in pode ser uma forma eficaz de manter contato individualizado sem ter que pedir-lhes que reservem tempo para uma discussão formal presencial ou videoconferência. O diretor executivo também pode organizar horários de bate-papo em que os voluntários sejam incentivados a passar por aqui ou ligar para uma conexão pessoal.
Conecte-se por meio de reuniões do comitê
As reuniões do comitê de voluntários podem ser essenciais para o sucesso de todos os tipos de projetos. Quando um novo projeto está começando, é aconselhável realizar uma reunião com os interessados em voluntariado para que tenham a oportunidade de aprender mais sobre os tipos de funções disponíveis e que tipo de comprometimento de tempo cada uma pode exigir. Uma vez formado um comité, seja para um projecto especial ou para um grupo de trabalho em curso, as reuniões regulares continuam a ser importantes para gerir o processo e manter uma comunicação voluntária eficaz. É melhor estabelecer um cronograma definido para reuniões, como a terceira terça-feira de cada mês, para que os voluntários possam fazer planos com antecedência.
Peça aos voluntários para compartilharem comentários
A comunicação precisa fluir nos dois sentidos. É tão importante encorajar os voluntários a partilharem os seus pensamentos e ideias com a organização e os seus líderes, como garantir que a informação flui para os voluntários. Há muitas maneiras de tornar mais fácil para os voluntários fornecerem feedback ou compartilharem sugestões. Se voluntários vierem ao escritório regularmente, crie uma caixa de sugestões. Ou configure um endereço de e-mail feedback@ que os voluntários possam usar quando quiserem. Também é uma boa ideia adquirir o hábito de reservar um tempo para as pessoas compartilharem comentários e sugestões sobre as agendas das reuniões. Você pode até organizar periodicamente grupos focais para explorar e discutir feedback. O que importa é que é fácil para os voluntários fornecerem feedback.
Organize encontros sociais para voluntários
Ofereça oportunidades para voluntários se conectarem por meio de reuniões sociais que não envolvam pedidos de doação de tempo ou dinheiro. Considere organizar periodicamente uma reunião apenas para voluntários em seu escritório ou na casa de um membro do conselho ou presidente de comitê. Convide todos os que se ofereceram como voluntários dentro de um prazo definido. Dependendo do orçamento da sua organização, você pode fornecer bebidas ou pode ser melhor planejar um jantar festivo. O segredo é fornecer uma maneira para que as pessoas que compartilham interesses em sua organização se conheçam e comecem a formar laços. Afinal, é muito mais provável que seus voluntários permaneçam envolvidos com a organização se seus amigos também estiverem envolvidos.
Reconhecer os esforços voluntários
Certifique-se de que os voluntários sejam reconhecidos pelo importante papel que planejam para permitir que sua organização cumpra sua missão ou ajude causas importantes. Certifique-se de que as menções públicas da organização reconheçam os voluntários, em vez de se concentrarem demasiado no diretor executivo ou noutros membros da equipa. Por exemplo, ao buscar publicidade para a organização, oriente os membros da mídia ou blogueiros a entrevistarem presidentes de comitês ou membros do conselho, além dos funcionários. Ao publicar fotos das atividades da organização, escolha imagens que apresentem voluntários. Ao promover arrecadação de fundos para eventos especiais, considere listar os nomes dos membros do comitê no anúncio.
Expresse formalmente agradecimento aos voluntários
O reconhecimento é importante, mas a apreciação também. Não se esqueça de agradecer aos voluntários, tanto pessoalmente quanto por meio de notas formais de agradecimento. Considere organizar um evento de agradecimento aos voluntários pelo menos uma vez por ano, como um almoço exclusivo para voluntários ou outra reunião que inclua um discurso de agradecimento aos voluntários e prêmios por serviços prestados. Forneça placas ou outros prêmios para voluntários que tenham feito contribuições particularmente significativas ao grupo ou que sejam apoiadores de longa data. Considere prêmios de anos de serviço para marcos importantes, bem como certificados de agradecimento em papel para todos os voluntários.
Use uma variedade de ferramentas de comunicação voluntária
Qualquer organização que dependa do serviço de voluntários deve tomar medidas para envolver e reter aqueles que compartilham seu tempo e talento e para recrutar novas pessoas para ajudar. Não há substituto para manter uma comunicação eficaz com os voluntários. O uso de uma variedade de ferramentas de comunicação o ajudará a construir e envolver uma equipe forte de voluntários comprometidos com sua organização. Através de uma comunicação voluntária eficaz, você será capaz de cultivar relacionamentos sólidos com indivíduos que provavelmente permanecerão envolvidos com sua entidade de caridade por muitos anos.
