Cada situação de fechamento de empresa possui detalhes diferentes. O tipo de negócio ditará quais ações você, seus clientes ou fornecedores deverão tomar antes que o negócio feche definitivamente. Para desenvolver uma carta personalizada que atenda às suas necessidades, comece com um modelo de carta e adapte o texto para refletir os detalhes de sua situação específica.
Modelos de carta de fechamento de negócios
Se você está gerenciando o processo de fechamento de uma empresa, pode ser apropriado enviar cartas aos seus clientes e fornecedores. Exemplos de cartas para esses públicos são fornecidos aqui. Você pode acessar cada modelo clicando na imagem correspondente. Cada modelo é um documento PDF personalizável que pode ser salvo e impresso conforme necessário. Consulte este guia para impressão para obter ajuda no trabalho com os documentos.
Notificação do cliente
Este modelo foi desenvolvido para ser enviado aos clientes para que eles saibam que uma empresa está fechando. É particularmente importante enviar esse tipo de carta se os clientes precisarem retirar itens em seu local ou realizar algum outro tipo de ação antes que a empresa encerre suas operações.
Notificação do fornecedor
Use esta carta para notificar os fornecedores de que sua organização encerrará as operações, certificando-se de fornecer aviso suficiente para permitir o faturamento final da conta, o pagamento e a resolução de quaisquer questões pendentes.
Razões para escrever uma carta de encerramento de negócios
Depois de tomar a decisão de fechar seu negócio, não é aconselhável apenas pendurar uma placa de 'fechado' na sua porta. O melhor é anunciar o fechamento aos seus clientes e fornecedores por meio de uma carta formal. Eles têm sido atores-chave nas suas atividades comerciais, adquirindo os seus produtos e serviços e, no caso de fornecedores, fornecendo-lhe produtos e serviços que foram fundamentais para o seu negócio. Como um de seus atos finais de atendimento ao cliente, você precisará avisá-los com antecedência de que sua empresa não estará mais disponível.
A carta de encerramento de negócios é uma excelente maneira de criar um final profissional para seu relacionamento comercial atual e explicar quaisquer ações que precisam ser tomadas por seus clientes e fornecedores. O envio desse tipo de carta demonstra um esforço de boa fé para comunicar e acomodar aqueles com quem sua organização realizou negócios. Também pode ajudar a garantir que todos os assuntos sejam resolvidos antes do fechamento, o que pode ajudar a evitar possíveis problemas jurídicos no futuro.
Tempo de notificação de fechamento
Não existe uma regra rígida e rápida sobre quando você precisa enviar uma carta de encerramento de negócios. A data real do correio dependerá de vários fatores.
Clientes
Você deseja que seus clientes especiais saibam de você sobre o fechamento de sua empresa, não por meio de rumores ou da descoberta de uma porta fechada sem aviso prévio. Receber um aviso reforça para seus clientes que você os considera especiais e lhes dá a oportunidade de realizar quaisquer transações comerciais finais necessárias com você.
Em geral, considere enviar uma carta de notificação de encerramento ou incluir uma cópia da carta em sua fatura mensal pelo menos 30 dias antes da data de encerramento. Uma empresa de serviços, como uma lavanderia ou oficina, precisará dar aos clientes tempo suficiente para entrar e pegar seus pertences. Uma empresa de varejo provavelmente desejará reservar muito tempo para uma venda para reduzir seu estoque, com a carta de encerramento do negócio sendo divulgada antes do início da venda.
Fornecedores
Geralmente é melhor informar os fornecedores sobre sua intenção de fechar pelo menos 60 dias antes da data final de operação. Isso permitirá tempo suficiente para que as contas sejam liquidadas e encerradas.
Considerações especiais para planos futuros
Se você está vendendo um negócio e planeja abrir um novo negócio relacionado imediatamente depois, você pode querer minimizar o tempo entre os dois. Por exemplo, você pode decidir adiar o envio da carta de fechamento do negócio até um pouco antes da data de fechamento se estiver vendendo sua franquia de limpeza e abrindo seu próprio serviço de limpeza.
O que comunicar em sua carta
Os principais objetivos de uma carta de encerramento de empresa são expressar claramente os detalhes do encerramento de empresa e agradecer sinceramente ao leitor por seu negócio ou serviço. Essas cartas não precisam ser longas para serem eficazes. A carta deve:
- Informe ao leitor a data em que o negócio fechará
- Informe o leitor sobre tudo o que ele precisa fazer (como pegar a lavagem a seco, pagar a conta pendente ou comparecer à liquidação de encerramento do negócio)
- Diga ao leitor para onde direcionar suas perguntas
- Agradeça ao cliente ou fornecedor pelo seu negócio
A carta não precisa explicar o motivo do fechamento do negócio. Se o motivo for uma boa notícia, como a aposentadoria do proprietário, você pode decidir incluir o motivo na carta. Caso contrário, geralmente é melhor concentrar a carta em assuntos que são importantes para o leitor, como o que ele precisa fazer e quando.
Mantenha o Relacionamento
É sempre preferível deixar uma relação comercial com uma nota positiva. Mesmo que você nunca planeje ver ou trabalhar com alguém novamente, é melhor ser prestativo, positivo e sincero nas cartas de encerramento de negócios. Seu profissionalismo tornará mais fácil fechar o negócio e poderá lhe dar uma vantagem se seus planos de negócios futuros o levarem a trabalhar com essas mesmas pessoas no futuro.
