Embora todas as conferências de negócios geralmente incluam uma variedade de palestrantes discutindo tópicos de interesse dos participantes, os melhores eventos incorporam uma variedade de tipos diferentes de atividades. Certifique-se de que o próximo evento que você está planejando seja um sucesso, incluindo opções que agradarão a todos os segmentos do público-alvo.
Oradores principais
Os palestrantes principais podem ser uma grande atração para os participantes da conferência. Geralmente são apresentações de sessões gerais, o que significa que não há outros palestrantes realizando sessões ao mesmo tempo. Os tópicos geralmente vão além do padrão de desenvolvimento profissional, oferecendo inspiração ou percepções únicas. Embora os apresentadores principais possam ser agendados a qualquer momento, eles geralmente são reservados para a primeira e a última sessão de uma conferência.
Dependendo do tamanho e do orçamento do evento, alguns grupos contratam celebridades ou outros indivíduos de destaque como palestrantes principais. Por exemplo, Dan Rather foi o palestrante principal do RH da Flórida em 2016, e Malala Yousafzai falará na Conferência e Expo 2018 da Society for Human Resource Management (SHRM). Organizações menores costumam contratar celebridades locais ou palestrantes motivacionais para essas sessões. Você pode encontrar palestrantes principais por meio de organizações como a National Speakers Association ou Big Speak.
Sessões de discussão
Sessões de grupo são programas educacionais realizados durante todo o dia em eventos de conferências de negócios. Mais de uma sessão é agendada ao mesmo tempo, para permitir que os participantes escolham entre uma variedade de tópicos para que possam personalizar sua programação até certo ponto. Considere contratar profissionais de sucesso em sua área, consultores e instrutores do setor, representantes de agências governamentais e outros especialistas para vagas de palestras. Considere colocar uma chamada para palestrantes no site da sua organização para incentivar as pessoas interessadas em contribuir a enviar propostas.
Ao agendar palestrantes, é importante oferecer uma ampla variedade de assuntos e espalhar os tópicos para que as pessoas possam participar de programas que atendam aos seus interesses. Por exemplo, se você tiver dois palestrantes relacionados a contabilidade, agende-os em horários diferentes para que as pessoas mais interessadas em contabilidade tenham a oportunidade de assistir a ambos. Ofereça tópicos muito diferentes ao mesmo tempo, como marketing ou atendimento ao cliente, para que os participantes que não estão interessados em contabilidade também tenham muito por onde escolher.
Sessões de Brainstorming
Um dos maiores benefícios de participar de conferências é a oportunidade de conhecer e se comunicar com profissionais que pensam como você. Considere reservar um tempo na agenda para sessões de brainstorming específicas para tópicos específicos. Por exemplo, você pode bloquear algumas sessões de discussão para serem discussões em mesas redondas sobre tópicos importantes e relevantes para os participantes. Como alternativa, você pode designar áreas de estar no lobby do local para serem reservadas para discussões de interesses especiais em horários diferentes ao longo do dia. Os participantes interessados em saber mais sobre o que os outros pensam sobre os tópicos designados apreciarão a oportunidade de participar de algo como isto.
Vendas no Varejo
As conferências geralmente apresentam lojas de varejo portáteis onde os participantes podem comprar itens de marca oferecidos pela associação patrocinadora, como camisetas, canetas, portfólios e muito mais. Esses pontos de venda no varejo também costumam vender livros escritos por autores que discursam no evento. Se o seu grupo não puder investir em uma grande quantidade de estoque, basta fornecer alguns itens de exibição que os participantes possam solicitar no evento para que você os envie diretamente para sua casa ou escritório. Eles provavelmente apreciarão não ter que carregar ou embalar itens para levar para casa, então você poderá vender ainda mais dessa maneira.
Sessões de autógrafos
Falando em autores, é uma boa ideia agendar sessões de autógrafos para palestrantes que publicaram livros durante o evento. Geralmente, é melhor realizar a sessão de autógrafos de um determinado autor imediatamente após o discurso do indivíduo, pois os participantes que estão entusiasmados com a apresentação do indivíduo podem ir diretamente à sessão de autógrafos para comprar um livro para autografar. Isso pode ajudar seu grupo a aumentar as vendas de livros e também torna a perspectiva de falar em seu evento particularmente atraente para os autores.
Feira
A maioria das conferências de negócios inclui uma parte de feira, que envolve reservar uma área onde fornecedores e patrocinadores podem montar estandes para exibir seus produtos e serviços em troca de uma taxa. O dinheiro que entra como resultado de taxas relacionadas à participação em feiras comerciais pode ajudar a cobrir os custos de realização do evento geral e também ajudar a organização de planejamento a obter receitas para apoiar suas operações.
Para algumas conferências, a feira fica aberta o tempo todo, enquanto em outras a seção do estande do expositor fica disponível apenas para os participantes nos horários em que as sessões não acontecem. Cada expositor recebe um estande específico onde monta displays divulgando seus produtos e serviços. Eles designam membros da equipe para cuidar dos estandes e interagir com os participantes. A maioria distribui literatura sobre produtos e oferece algum tipo de brinde (geralmente brindes promocionais ou lanches), bem como coleta informações de contato dos participantes para uso em fins de marketing no futuro.
Leilão silencioso
Se a sua conferência for uma grande arrecadação de fundos para o grupo patrocinador ou outra associação, considere realizar um leilão silencioso. Isso envolve a coleta de itens doados pelos quais os participantes podem licitar por um período especificado durante a conferência. Assim que a licitação for encerrada, o licitante com lance mais alto para cada item "ganha" - o que significa que ele comprará o item. Aqueles que participam se divertem comprando e competindo, especialmente se conseguem ótimas pechinchas, e a organização desfruta de uma fonte de receita adicional com o evento.
Alimentação: Refeições e Lanches
A comida é uma parte importante de qualquer evento de conferência! Provavelmente, você precisará comprar refeições e lanches no centro de convenções, hotel ou outro local onde o evento será realizado. Você deve planejar um café da manhã leve pela manhã se o evento começar cedo, um almoço empratado ou buffet e lanches à tarde. Alguns eventos também incluem jantares em uma ou mais noites, especialmente se houver uma cerimônia de premiação ou uma apresentação especial à noite.
Ao solicitar o menu, certifique-se de ter uma grande variedade de opções para atender a restrições alimentares especiais. Se você estiver oferecendo opções de buffet, certifique-se de que haja opções para pessoas que não podem (ou optam por não) comer alimentos como glúten, açúcar, trigo, nozes ou carne. Também é aconselhável ter opções disponíveis para quem segue um estilo de vida vegano. Se você estiver servindo refeições em pratos, permita que os participantes optem por refeições adequadas ao seu modo de comer. Uma maneira de fazer isso é incluir uma seção no formulário de inscrição onde os participantes podem especificar restrições alimentares ou fazer pedidos especiais.
Recepção de lançamento
Considere organizar uma recepção de lançamento na primeira noite da conferência com foco em envolver os participantes com o evento e promover apoiadores (fornecedores e patrocinadores). A ideia é realizar um evento divertido que as pessoas tenham vontade de participar e que lhes dê a oportunidade de socializar com outros participantes de forma estruturada.
Essas recepções geralmente são realizadas no salão da feira, proporcionando aos participantes uma primeira visão dos expositores em um ambiente descontraído onde são servidas comidas e bebidas. Isso cria um benefício de valor agregado para fornecedores e patrocinadores que pagam para ter estandes de expositores, já que essas recepções geralmente são bem frequentadas pelos participantes da conferência.
Você provavelmente encontrará um patrocinador para financiar o custo desse tipo de evento em troca de contrapartida promocional. Se você for servir bebidas alcoólicas na recepção, considere dar a cada participante um determinado número de ingressos para bebidas, para que eles possam obter algumas bebidas gratuitamente. Isso ajudará a controlar os custos e também a minimizar outros possíveis problemas de responsabilidade. Não deve haver cobrança pela comida ou outros tipos de bebidas.
Conexões Sociais
É uma boa ideia incorporar formas informais adicionais para os participantes se conectarem e socializarem de maneira descontraída. Por exemplo, você pode incluir um Tweetup que permite que as pessoas se conectem de uma forma divertida, ao mesmo tempo que aprimora a presença do evento nas redes sociais. Selecione uma hashtag oficial para o evento, para que os participantes possam compartilhar suas experiências online.
Também é uma boa ideia permitir que os participantes se inscrevam para participar de eventos coletivos pelos quais eles pagariam por conta própria, como refeições em determinados tipos de restaurantes, com palestrantes ou autores cujo trabalho seja destacado no evento, ou para ver os pontos turísticos locais. Isso é particularmente benéfico para pessoas que não estão participando com outras pessoas que conhecem, pois lhes proporciona uma maneira de conhecer outros participantes e se envolver na área local sem ter que se aventurar por conta própria.
Entretenimento
O entretenimento pode ser um ótimo recurso adicional para grandes conferências, especialmente aquelas que duram vários dias. Algumas conferências de vários dias incluem eventos fora do horário comercial, como concertos, apresentações de comédia ou festas às quais os participantes podem participar. A admissão dos participantes deve ser incluída na taxa geral de inscrição do evento, embora você provavelmente também deva permitir que eles comprem ingressos adicionais apenas para a(s) parte(s) focada(s) em entretenimento. Dessa forma, é possível que viajantes a negócios que tragam amigos ou familiares incluam seus companheiros de viagem neste tipo de evento.
Grupos de treino
Pode ser difícil manter sua rotina de exercícios quando você está fora da cidade em uma conferência. Pode ser útil quando os organizadores do evento publicam um cronograma de atividades organizadas de exercícios em grupo. Por exemplo, você pode fazer com que um membro do comitê se familiarize com a área local para realizar caminhadas ou corridas diárias, ou reservar uma área no local para oferecer aulas de ginástica em grupo para aqueles que desejam participar.
Prêmios para participantes
As pessoas adoram ganhar coisas, por isso pode ser ótimo oferecer maneiras para os participantes se inscreverem e ganharem prêmios durante o evento. Você pode incluir prêmios fornecidos pela organização patrocinadora, bem como itens doados por fornecedores. Por exemplo, alguns grupos podem conceder um grande prêmio em dinheiro (financiado pela organização ou por um patrocinador), juntamente com prêmios menores doados por expositores de feiras.
Muitos grupos gerenciam o processo de entrega de prêmios fornecendo aos participantes cartões de bingo preenchidos com o nome de cada patrocinador ou dos primeiros fornecedores que se registram e pagam. Os participantes devem visitar os estandes especificados para obter carimbos ou assinaturas exclusivas e, em seguida, os cartões preenchidos são inseridos em um sorteio. Os cartões são sorteados em um horário pré-especificado (normalmente no final do dia), com prêmios sendo concedidos aos participantes presentes.
Em alguns eventos, os fornecedores que oferecem prêmios de porta os premiam coletando cartões de visita dos participantes ou digitalizando códigos de barras de seus crachás.
Prêmios da Porta do Expositor
Alguns grupos também oferecem prêmios aos expositores como forma de envolver ainda mais os indivíduos e empresas que fornecem apoio financeiro para a conferência. Uma opção é sortear o nome de um ou dois expositores para receber espaço gratuito no estande do evento do ano seguinte. Você também pode considerar sortear nomes de representantes de fornecedores para conceder prêmios divertidos que eles gostarão de receber. Eles vão gostar e isso pode ajudá-los a incentivar seus empregadores a participarem no próximo ano!
Avaliações
É importante obter feedback dos participantes deste ano, bem como dos fornecedores e patrocinadores. Forneça uma maneira para que todos os envolvidos preencham um formulário de avaliação. Você pode distribuir avaliações em papel no evento ou fazer o acompanhamento enviando uma pesquisa dentro de alguns dias. Não importa como você peça feedback, é importante que você o faça! Também é importante que você ouça! Publique os resultados e leve em consideração o feedback que você receber quando começar a planejar o evento do próximo ano.
Tenha uma ótima conferência
Embora esta não seja uma lista completa de todos os tipos possíveis de atividades que poderiam ser incluídas em uma conferência, é um excelente ponto de partida. Revise essas ideias e incentive os demais envolvidos no planejamento do seu próximo evento a fazerem o mesmo. Use o que você aprendeu para selecionar algumas atividades e como ponto de partida para pensar em outras ideias que possam ajudar a tornar o seu evento ainda mais atraente para o seu público-alvo. Existem muitas conferências por aí, por isso é importante tomar medidas para garantir que a sua ofereça oportunidades e recursos valiosos de desenvolvimento profissional, além de diversão.
