Você precisa escrever uma carta de solicitação de pagamento? Embora entrar em contato com clientes e pedir-lhes que paguem contas vencidas seja desagradável, é algo que as pessoas que possuem e administram empresas certamente precisam fazer de vez em quando. Para usar o modelo de carta fornecido aqui, basta clicar na imagem abaixo. O documento será aberto como um arquivo PDF que você poderá editar, salvar e imprimir conforme necessário. Use este guia para impressão da Adobe se precisar de ajuda sobre como usar este documento.
Carta de solicitação de pagamento do valor do saldo
Use este modelo se precisar escrever uma carta de solicitação de pagamento de saldo pendente.
Carta de solicitação de pagamento antecipado para um cliente
Use este modelo em uma situação em que um cliente contratou você para fornecer produtos ou serviços para os quais é necessário pagamento antecipado.
Carta de Solicitação de Liberação de Pagamento
Use este modelo de carta como ponto de partida para solicitar a liberação de um pagamento que está sendo mantido sob custódia enquanto se aguarda a conclusão de uma transação.
Dicas para escrever uma carta de solicitação de pagamento
Embora você deva ajustar as informações do modelo para corresponder à sua situação, é importante usar um tom apropriado e certificar-se de que o documento esteja formatado profissionalmente.
Use um tom apropriado
Ao enviar uma carta a um cliente ou cliente solicitando pagamento, é essencial comunicar seu ponto de vista da forma mais clara possível, mantendo um tom positivo e profissional. Não envie uma primeira ou segunda solicitação que seja tão negativa que o cliente se sinta atacado. Se o tom for muito áspero, o cliente pode achar que não adianta tentar continuar o relacionamento com sua empresa. Quando isso acontece, existe o risco do cliente optar por não pagar a conta, pois não se preocupa em preservar o relacionamento.
Use formatação profissional
Use papel timbrado da empresa e um formato de carta comercial padrão se estiver enviando uma carta de solicitação de pagamento por correio ou fax. Dependendo dos procedimentos de correspondência da sua empresa, também pode ser aceitável que você transmita a carta por e-mail. Nesse caso, é melhor incluir a carta no corpo da mensagem de e-mail em vez de como um arquivo anexo. Não é necessário criar um modelo de papel timbrado para uma mensagem de e-mail, mas você deve fechar a comunicação com a assinatura oficial do e-mail da sua empresa.
Acompanhamento
Se você enviar uma carta de solicitação de pagamento em uma conta vencida e não receber uma resposta do destinatário dentro de 30 dias, considere fazer um telefonema de acompanhamento. Tal como acontece com a carta, é apropriado manter um tom positivo. Tente falar diretamente com o responsável pelo pagamento da conta e confirme o recebimento da carta. Se você puder falar com o responsável, ofereça-se para processar o pagamento com cartão de crédito por telefone ou online. Caso contrário, pergunte quando você receberá o pagamento. Anote a data e envie uma carta de pagamento atrasado.
Ações adicionais para coleta
Se o pagamento não for recebido conforme acordado, você precisará escalar a conta para a próxima etapa do procedimento da sua empresa para gerenciar contas inadimplentes. Se a conta não for paga por um longo período de tempo, o tom das futuras cartas de cobrança precisará ser mais firme, eventualmente sendo entregue a uma agência de cobrança, se necessário. Embora existam certamente circunstâncias em que as ações de cobrança finais precisam ser tomadas, não é aconselhável fazê-lo até que você tenha esgotado todos os meios possíveis para resolver o atraso no pagamento amigavelmente. Até que você esteja realmente pronto para enviar a conta para cobrança ou tomar medidas legais, não mencione tais ações na correspondência de solicitação de pagamento com pessoas ou empresas cujas contas estão vencidas.
